コラム ／ 地域の事業者向け
ホームページ担当者の交代で確かめる契約・権限・更新期限・連絡先
担当者交代では、パスワードの受け渡しより先に、ドメイン・サーバーの契約者、WordPressとGoogleの管理権限、更新期限、外注先の連絡先を一覧にします。架空の引き継ぎ表で確認方法を整理します。
担当者が替わっても、会社として各サービスへ入れる状態を残します。
ホームページ担当者の退職や異動が決まったら、文章や写真の更新方法に加えて、契約や管理画面も引き継いでおきましょう。更新通知が前任者だけに届いていたり、会社側で管理画面に入れなかったりすると、後の手続きが進まなくなることがあります。
まずは、どのサービスを誰の名義で契約し、誰が管理できるかを確認します。パスワードの一覧を渡すだけで済ませず、新しい担当者が必要な画面へ入れるところまで確かめるのが大切です。
引き継ぎの完了は、一覧表を渡したときではなく、新しい担当者が必要な画面へ入り、更新期限と緊急時の連絡先を確認できたときです。WordPressやGoogleなど利用者を追加できるサービスは、各自のアカウントに必要な権限を付けます。
確認する管理先は、五つに分ける
契約や資料を、次の五つに分けて書き出します。パスワードそのものは、通常の引き継ぎ表へ書きません。
- ドメイン
サイトの住所にあたる名前の契約です。契約している会社、契約の名義、更新期限、支払方法、期限通知を受け取る先を確かめます。 - サーバー
契約者、管理画面、請求、障害時の連絡先、バックアップの有無を確かめます。 - WordPress
ページや記事を更新するWordPressでは、管理者と日常の更新者、登録メール、復旧を頼む先を確かめます。二要素認証を使っている場合は、追加の確認を受け取れる人も確認します。 - Googleの管理画面
Google検索やマップの店舗情報を管理するビジネスプロフィール、検索状況を見るSearch Console、アクセス解析などで、所有者と利用者を確かめます。 - 制作資料
原稿、写真、ロゴ、デザインデータ、仕様書、契約書、制作会社の連絡先がどこにあるかを確かめます。
ドメインとサーバーを会社の名義で持つための確認は、別の記事で詳しく説明しています。
「管理者」という名前でも、できることは違う
権限は、その人が何を担当するかに合わせます。すべての人へ最も強い権限を渡す必要はありません。
- WordPress
通常の単一サイトでは、管理者はプラグイン・テーマや利用者の管理まで扱えます。記事を更新するだけなら、管理者の権限は必須ではありません。 - Googleビジネスプロフィール
各自のGoogleアカウントにオーナーや管理者の権限を付けます。オーナーのうち一人が、代表となる「メインのオーナー」です。 - Search Console
所有者は利用者の追加などを行え、ユーザーは与えられた範囲でデータを見たり操作したりします。所有者にも、ファイルやタグなどで権限を証明する確認済み所有者と、権限を付与された所有者がいます。
引き継ぎ一覧の記入例
以下は、架空の店舗サイトを想定した引き継ぎ表の記入例です。実在する契約、アカウント、期限ではありません。
架空の引き継ぎ表（記入例）
- ドメインとサーバー：どちらも会社の名義で契約しています。ドメインの更新月は11月で、請求と期限の通知は共有のメールアドレスで受け取ります。サーバーは請求担当と技術の連絡先を分けて記録し、障害時は保守会社へ連絡します。
- WordPress：会社が管理する責任者のアカウントを管理者として維持し、日常担当者は編集者にしています。前任者のアカウントの扱いは、引き継ぎ後に決めます。
- Googleビジネスプロフィール：代表者用のアカウントがメインのオーナーです。新しい担当者を交代日より前にオーナーまたは管理者として追加し、ログインできたことを確かめてから前任者の権限を整理します。
- Search Console：会社が管理する確認済み所有者がいることを確かめています。制作会社は必要な権限で参加し、使われている確認トークン（HTMLファイル、metaタグ、DNSなど）も記録しています。
- 完了の条件：新しい担当者が各画面に自分のアカウントで入り、更新期限と緊急時の連絡先を説明できることとします。
新しい担当者が入れたことを確かめてから整理する
交代の作業は、次の4つの手順で進めます。
- 一覧を作る
サービス名、URL、契約の名義、現在の所有者、期限、連絡先を記録します。パスワードそのものは、通常の引き継ぎ表には書きません。 - 新しい担当者を先に追加する
前任者をすぐ削除せず、利用者を追加できるサービスでは新担当者を招待し、必要な画面が開けるかを確認します。個別追加に対応しない契約では、契約会社が定める担当変更の手続きを確認します。 - 権限を仕事に合わせる
記事の更新、契約の変更、利用者の追加、プラグインの更新など、担当する仕事から必要な権限を決めます。 - 前任者の権限を整理する
引き継ぎが終わったら、退職者や不要になった外注先の権限、復旧用のメールアドレス、二要素認証、共有先を、会社の方針に沿って見直します。
Googleの管理権限は、交代日より前に準備する
前任者がGoogleビジネスプロフィールのメインのオーナーであれば、退職や契約の終了より前に、ほかのオーナーへメインの権限を移します。新しくオーナーや管理者になった人は、その後7日ほど、一部の削除やメインのオーナーの譲渡ができません。ログインできなくなるわけではありませんが、交代日の直前に追加すると手続きが間に合わないことがあるため、早めに準備します。
Search Consoleでは、前任者をユーザーの一覧から外しただけでは、所有権の確認がすべて解除されたことにはなりません。前任者が確認に使ったHTMLファイル、metaタグ、DNSの設定が残っていると、前任者が所有権を確認できる状態が続く場合があります。
これらの確認用の目印は、すぐに削除するのではなく、先に会社側の確認済み所有者と復旧の方法を確保します。そのうえで、どの目印を誰が設定したのか、外すとどこに影響するのかを、サイトの管理担当と調べてから扱います。
交代日より前に、管理先を一つ確かめる
まずドメインの更新通知が誰に届くかを確かめ、ほかの管理先も同じ一覧に加えていきましょう。招待が必要なサービスは、交代日の直前まで待たずに準備します。
権限の変更前に確認したいこと
前任者のアカウントは、新担当者の権限と会社側の所有権・復旧先を確認してから扱います。投稿の著者表示などへの影響もあるため、削除・権限変更・停止のどれにするかを管理者と相談します。
制作会社へ日常作業を任せる場合も、契約終了や担当変更の際に自社がアクセスできるかを確認し、名義や保守範囲を書面に残しておきます。
WordPressの役割、Googleビジネスプロフィールの新規追加後の制限、Search Consoleの所有者と確認用情報は、2026年10月30日に公式資料を再確認しました。実際の画面と最新ヘルプを優先してください。
担当者交代の状況の整理から相談できます
GreenCodingでは、担当者の交代や外注先の変更の際に、ホームページの現状、WordPressの利用者、ドメインとサーバーの契約、公開後の保守の範囲を一緒に確認できます。すべての情報がそろっていなくても、分かる項目と未確認の項目を分け、次に確認する先を整理します。所有権の移管やアカウントの復旧は、各サービスや契約会社の手続きに沿って進めます。