問い合わせ完了画面と自動返信メール｜受付後の案内をそろえる

問い合わせを送った後に「送信しました」としか出ないと、いつ返事が来るのか、メールが届かなくても待つべきかが分かりません。完了画面と自動返信には、受付後の流れ、返信の目安、連絡がないときの方法をそろえて載せます。

店舗や小さな会社で問い合わせ窓口を運用する方に向けて、架空の修理相談を例に説明します。フォームの項目を増やす話ではなく、送信を終えた人が次にどうすればよいかを伝えるための内容です。実際のフォーム変更や試験送信を行った事例ではありません。

受付の案内と、依頼の確定を分ける

修理の相談を送っただけで、訪問日時や料金まで決まったと思われないようにします。「予約が完了しました」「ご依頼を承りました」は、実際に確定する仕組みがある場合に使う表現です。内容を見て折り返す運用なら、「担当者が確認してご連絡します」と書きます。

送信前に説明した対応範囲ともそろえます。受付後に追加情報を尋ねる場合、最初のメールで見積もりが出るわけではない場合は、その流れを短く示します。入力欄自体の見直しは、既存記事の問い合わせフォームの必須項目で扱っています。

先に、返信できる時間と担当を決める

文章を作る前に、誰が通知を読み、どの時間帯に返せるかを確かめます。すぐに対応できない窓口へ「24時間対応」「必ず当日返信」と書くと、実際の受付業務とずれてしまいます。フォームをいつでも送れることと、担当者がいつでも返せることは別です。

決めること	架空の修理窓口の記入例
確認する担当	受付担当。不在時は代わりの担当へ引き継ぐ。
営業時間	平日9〜17時。土日祝日は休み。
返信の目安	営業時間外は翌営業日の受付として、2営業日以内を目安に返す。
未着時の連絡	迷惑メールも確認し、目安を過ぎたらサイト掲載の電話へ連絡する。

この例では、祝日がなければ金曜の営業時間後の相談は月曜を受付日として、火曜までを返信の目安にします。自社の休日や繁忙期に合わせ、担当者が交代しても同じ案内を使います。

完了画面は、次の行動を短く示す

完了直後は、何を終えたかと次に起きることを、画面を閉じる前に読める長さで示します。自動返信の有無や、電話番号が実在するかも確認してから掲載します。次は自動返信を使う架空の窓口の例です。

お問い合わせを送信しました。入力されたメールアドレスへ受付メールを自動送信します。
担当者が内容を確認し、2営業日以内を目安に返信します。平日17時以降・土日祝日のお問い合わせは、翌営業日の受付となります。
修理の訪問日時や料金は、担当者からの連絡後に確定します。受付メールが見当たらない場合は迷惑メールフォルダもご確認ください。返信の目安を過ぎても連絡がない場合は、サイト掲載の電話窓口へお問い合わせください。

「担当者が確認済み」「必ずメールが届きます」といった、画面だけでは分からない状態は書きません。WordPressの公式資料でも、メール送信処理の成功と相手の実際の受信は区別されています。完了表示だけで受信や担当者の対応完了まで確定した扱いにしないことが大切です。

自動返信は、後から見返せる受付の控えにする

件名は会社名と用件が分かる形にします。本文には、受付後の流れと返信の目安を再掲します。入力内容の控えは必要な範囲に絞り、住所や相談の詳細を載せ過ぎないようにします。

件名：【架空の修理窓口】お問い合わせを受け付けました
このメールは自動送信です。担当者による回答ではありません。
ご相談の種類：修理の相談
担当者が内容を確認し、2営業日以内を目安に返信します。営業時間外は翌営業日の受付となります。訪問日時や料金は、この時点では確定していません。
連絡がない場合は、サイト掲載の電話窓口へお問い合わせください。

返信を受け付けるメールか、送信専用なのかも明記します。送信専用なら、返信しても確認されないことと、利用できる連絡先を示します。別の人の相談内容が混ざっていないか、古い窓口や担当者名が残っていないかも確認します。

WordPressでは、画面とメールの設定を別々に確認する

Contact Form 7では、送信後に同じ画面へ出すメッセージとメールのテンプレートは別の設定です。独立した完了ページを設ける場合は、その表示も別に確認します。追加のメールテンプレート「メール（2）」を自動返信に使えますが、主メールの送信成功時に送られる仕組みです。設定しただけで届くと考えず、実際の受信まで別に確認します。

同プラグインのメッセージ欄はプレーンテキストで設定します。この記事の記入例の装飾やHTMLを、そのまま貼る前提ではありません。画面の文言、受付メール、フォーム送信前の説明を一緒に直すよう、実装担当へ依頼します。自動返信を使わない運用なら、その送信を約束する文章も載せません。

公開前は三つの原稿を並べ、送信試験の結果を分けて残す

1. フォーム送信前の説明、完了画面、自動返信を並べ、受付条件・営業時間・返信の目安・連絡先を照合します。
2. テストと分かる架空データで、画面表示、担当者宛通知、自動返信を確認します。二つのメールは、それぞれ送信処理と受信の結果を分けて記録します。送信する宛先と試験日時は先に関係者で決めます。
3. スマホでも次の行動を読めるか確認し、試験分は有効な問い合わせの集計から分けて記録します。

届かないときに何度も送ると、重複した相談が増えることがあります。確認時刻と画面の表示を残し、受信先や迷惑メールの判定などを順に調べます。技術的な点検は問い合わせフォームの定期点検へつなげ、原稿をそろえただけで配送の検証も済んだことにはしません。

GreenCodingへは、現在のフォームURL、完了画面と受付メールの原稿、実際の返信体制を、個人情報を除いて共有してください。案内文の整理やフォームの修正、確認する範囲を相談できます。問い合わせへの回答や修理業務を代行するという意味ではありません。

設定と検証の参照資料

Contact Form 7のメール設定、画面メッセージの編集、WordPressのメール送信処理を2026年11月13日に確認しました。記入例は原稿案で、実送信・メール到達の試験結果ではありません。